关于举办国际及港澳台地区学术会议的暂行规定.doc

华厦职业学院关于举办国际及港澳台地区学术会议的 暂行规定 为了进一步规范我院举办国际及港澳台地区学术会议的审批和管 理，根据有关规定和要求，特制定本暂行规定。 第一条 举办国际及港澳台地区学术会议，有利于促进我院的对外交 流与合作，活跃我院的学术气氛，提高我院的科研与教学水平以 及学科自身的发展能力，提升我院的国际竞争力，为此学院积极 鼓励并支持具备条件的单位主办或承办该类会议。但举办国际及 港澳台地区学术会议，要从我院的根本利益出发，统筹安排，目 的明确，以我为主，为我所用，精简务实，厉行节约，切忌为追 求会议影响，而盲目扩大会议规模、提高礼宾规格。 第二条 学院办公室是我院申报国际及港澳台地区学术会议的归口管 理单位，负责受理会议的申报，经费资助的审批。。人事处负责办 理境外代表入境的手续。科研处和教务处分别负责对口单位进行 学术和形式审查。 第三条 凡我院各单位，在申请以我院名义举办的国际及港澳台地区 学术会议时应首先明确我院为会议的主办者或承办者。由其它单 位主办、拟由我院承办的国际及港澳台地区学术会议在申报时须 提供主办方的委托函或任务批件。 第四条 主办一般国际及港澳台地区学术会议要求应在上年度 10 月份 前向学院办公室报送计划进行预报。并且至少提前 6 个月向院办 提交一份国际会议及港澳台地区学术会议申报材料。 第五条 举办重大国际会议，指外宾人数在 100 人以上或会议总人数 在 400 以上的一般性国际会议，外宾人数在 300 人以上或会议总 人数在 800 人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议， 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高 级别国际会议，以及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议， 应在上年度 10 月份前向学院办公室报送申报材料。未经批准， 任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前 政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。 第六条 根据上级审批制度的有关规定，未经批准，任何部门和单位 不得对外申办、承诺举办国际及港澳台地区学术会议；不得以已 与外方商妥为理由要求认可和批准；不得为取得外方赞助而同意 举办国际及港澳台地区学术会议。经批准同意申办的会议，有关 单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额 外的义务。会议主办单位收到批件后，方可进行筹备工作，但在 收到批件之前，暂不许许诺。 第七条 会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议 的学术负责人和组织委员会应有相应的学术地位和组织能力，能 承担会议的学术活动和具体会务工作。 第八条 会议的会务工作，即会议的场地、用车、与境内外代表的联 系、接送、住宿、用餐等，由主办或承办单位负责落实。 第九条 会议经费一般由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落 实并上报主管部门。 第十条 邀请国外代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月 填写《外国人来华签证申请表》交学院办公室，学院办公室协同 人事处办理来华签证手续。 第十一条 邀请台湾地区代表参加会议，会议主办单位应在会议之前 一个月把被邀请人员名单、单位、职业报港澳台办。 第十二条 一般学术会议，不邀请省、市以及国家领导出席。如属高 规格国际会议，需请省、市以及国家领导出席开幕式，会议主 办单位应提前三周提出书面申请（附会议开幕式议程、主要代 表名单及简历、领导发言稿）报学院办公室。未经批准，任何 单位和个人不得擅自邀请。 第十三条 重要会议，若请学院领导出席会议开幕式，主办单位应提 前两周将电子版申报材料及领导发言稿（中英文）报学院办公 室。 第十四条 会议结束后，主办或承办单位应在 1 个月内将会议总结、 重要照片等送学院办公室。 第十五条 本暂行规定自学院批准之日起施行，以前下发的有关规定 若与本暂行规定相抵触，以本暂行规定为准。 第十六条 本暂行规定由学院办公室负责解释。 附件： 华厦职业学院关于举办国际及港澳台地区学术会议的 申报材料要求 会议主办单位须向学院办公室提交一份国际会议及港澳台地区学 术会议申请报告和《华厦学院拟举办国际性及港澳台地区学术会议材料 申报表》，申请报告主要包括以下内容： 1.会议简况： （1）会议名称（中英文） （2）会议时间、地点 （3）会议主办、协办及合办单位介绍 （4）会议规模、范围、总数及外宾人数 （5）举办国际会议的由来、背景（历届举办情况）和必要性 （6）会议的议题和主要内容 （7）会议的性质、宗旨和意义 （8）与会境外学者名单 （9）是否邀请党和国家领导人以及境外地区政要或前政要出席会议（如 邀请，需注明另行报批） （10）有关国际组织情况并附上相关详细背景材料 （11）相关涉台及其它敏感问题及对策等 2、与会境外学者名单（包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系 方式） 。 3、经费预算：详细列出会议预算需合理编制、经费的来源及开支情况。 华厦职业学院拟举办国际及港澳台地区学术会议材料申报表 会议名称（中英文） 举办会议时间、地点 主办、协办、合办单位 及会务联系人 会议规模、外宾人数、 台湾学者人数 举办会议的由来、背景 及必要性 会议主要内容 （主要议题） 会议性质、宗旨及意义 与会境外学者名单（包 括姓名、国别、出生日 期、工作单位、联系方 式） 是否邀请党和国家领 导人及外国政要或前 政要出席 有关国际组织情况 相关涉台及其它敏感 性问题及对策 经费预算 其它需要说明的情况 （注：可根据内容调整表格）