学籍档案数据格式转换及录入询价文件.doc

南京财经大学学籍档案数据格式转换及录入 询价文件 我校询价确定学籍档案数据格式转换及录入供应商，现诚邀贵单位参与。本次询价采购由学校 采购工作小组统一组织，学校监察、审计部门全程监督，将按照本校《招投标（采购）管理办法》 有关规定开展工作，请各参与单位积极配合，认真阅读本询价文件，精心做好相应工作。现将有关 事项告知如下： 一、使用部门：南京财经大学校长办公室。 二、询价采购内容：学籍档案数据格式转换及录入服务。 三、送货安装地点：南京财经大学仙林校区 四、报价单位资质要求 1、必须是在工商行政管理部门和税务部门登记注册的企业，具有独立法人资格，持有效营业 执照和与所经营项目相关的国家及行业规范要求的相关证照，营业执照经营范围须具有档案资料数 字化加工处理的相关内容（提供复印件）。 2、能独立承担法律责任，具有项目必须的技术条件或经营能力，具有国家规定的从事本项目 经营的合法资格。 五、报价文件的组成 1、报价单：按要求一次性报出数据格式转换及录入的综合单价及总价，其他一切费用由报价 人自理，询价人不再另付其他任何费用。 2、企业资质证书、营业执照副本等（提供复印件）。 3、业绩及成功案例。 4、售后服务承诺。 5、报价人认为其它需要说明和承诺的材料。 六、报价文件的份数和签署 1、报价文件一式三份（另附单独的报价单一份以便存挡），报价文件以密封形式（封口加盖骑 缝公章）封装，外包装应注明项目名称、报价人名称、联系人及电话和“开标前请勿拆封”字样。 2、报价单、所有说明及承诺材料均应使用不能擦去的墨水书写或 A4 纸打印，由报价人加盖公 章并由法人代表或法人代表委托的代理人签名；所有复印材料均须加盖公章。 七、报价人必须向询价人提供真实的资料，若报价人所提供资料不真实，一经查证，即取消参 与资格。报价人必须按照询价文件和合同的规定履行义务，保质保量完成项目内容，不得将项目整 体或分解后向他人转让。 八、报价文件的递交： 递交报价文件截止时间：2016 年 6 月 28 日上午 10 时前 递交地点：南京财经大学招投标中心 地址：南京市亚东新城区文苑路 3 号行政楼 403 室。 -1- 联系人：朱老师。联系电话： 025-86718577。传真：025-86718579。 九、看现场、技术咨询及答疑 本项目由询价人统一组织技术答疑、提供技术咨询及勘察现场。时间：2016 年 6 月 24 日上午 10:00，地址：南京财经大学仙林校区，联系人：秦老师，联系电话：86718920。本项目只接受参 加技术答疑、勘察现场的供应商报价。 十、付款方式：项目完成后支付至合同总金额的 40%；验收合格后，支付至合同总金额的 90%， 合同总金额的 10%作为质量保证金，验收合格期满六个月经验证无质量问题 7 日内付清。 数字化处理的抽检错误率要求≤2‰（千分之二）方认定合格，抽检错误率每高于合格规定的 1 ‰（千分之一）则扣除中标单位合同款 1000 元作为补偿。 十一、报价有效期：报价递交截止日后 30 个日历日内有效。 十二、工期：30 个工作日。 十三、询价文件、报价文件均为合同附件，具有同等法律效力，当合同内容与上述文件内容发 生冲突时，以合同文本为准。 十四、本询价文件的解释权在南京财经大学招投标中心。 附：1、报价清单，2、项目需求书。 南京财经大学招投标中心 2016 年 6 月 20 日 -2- 附件 1 报价表 主项目 扫描 数量 规格 馆藏纸质档案扫描（按页计算） 单价 预估金额 约 5 万页 馆藏纸质档案内容录入 约 5 万条 （按条计算，录入内容为文书档案条目） 数据格式转 2000 年以后学籍档案从教务系统转换导入 约 60000 份 换录入 档案管理系统 所有学籍信息中学生姓名、性别、专业、 校友查询系 班级及证件照等信息采集并录入校友信息 约 11 万份 统数据采集 查询系统 录入 合计（人民币大写）： ￥ 注： 1、报价方式：固定单价，按实结算，扫描量和录入量按 1：1 报价。 2、本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、 软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位提供。南京财经大学只负责提供场地（含桌椅）、需数字 化处理的档案资料、水电等能源设施。 报价单位法人代表（签字）： 报价单位名称（公章）： 日期： 年 月 日 -3- 附件 2 档案馆馆藏学籍档案数字化加工项目需求书 一、项目描述 将南京财经大学档案馆馆藏学籍档案 2000 年以前纸质档案进行数字化处理，包括南京粮食学 校、南京经济学院、南京物资学校、江苏财经高等专科学校的学籍档案，共 50000 页，其中 A3 幅 面 34471 页（单面计）；A4 幅面 15281 页（单面计） 。2000 年以后约 6 万份学籍档案数据转化录入 档案系统。 二、技术要求 1、质量要求： 扫描、录入过程中不得对档案原件造成损害，不得有缺页、漏页； 符合国家《纸质档案数字化技术规范》标准； 扫描、录入完后案卷需恢复原样； 扫描需端正、清晰、去污、规范文件名，不得漏扫、多扫； 扫描、录入需按询价方提供的馆藏档案，顺序进行，不得挑年、挑内容加工； 案卷需按目录顺序装订、扫描 报价方需自检后方可移交询价方验收，询价方对扫描和录入内容进行全检验收。 2、安全要求： 需保证档案的信息安全性，加工人员须遵守档案馆的管理规定，不得携带具有扫描、录像、 拍照、存储功能的电子产品进入工作区域。 3、技术要求： 特别提醒：本项目中涉及的档案要求全部平扫，服务提供商在加工过程中，不得损坏原始档 案。 扫描档案的总体要求：每张图片应在 200%的查看比例下，字迹、边框清晰，图片顺序与案卷 的页码号一致。 扫描参数：扫描的图像分辨率为 300dpi（部分要求 500dpi） ，以 24 位真色彩保存。图形图像 的存储格式为 JPG，最后合成 PDF； PDF 格式的文件内部顺序应与相应的案卷页码顺序保持一致。 扫描前原始档案整理要求：档案按目录顺序排放，部分无页码案卷，需使用专用号码机敲订 页码。敲订页码的案卷不得出现漏敲、重复敲订。 扫描还原要求：须保持档案原貌，如有历史档案，按照历史档案原有装订方向进行装订，不 -4- 可更换装订位置（如：改右装订为左装订） 。须按原有装订孔位进行穿线装订，避免新打孔。如必 须新打孔，需征得询价方许可，否则一律不得新打孔装订。档案装订，应遵循“两对齐”要求， 即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。装订时尽可能减少折痕数，能不折叠就尽量不折 叠。采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔 除。 处理要求： 图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 1 度，对方向不正 确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应 进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，并应对图像进行裁边处理，去除多余白 边。 字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。 图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。 应做好档案数字化加工过程数据的日常备份与汇总。 文件命名：将生成的 PDF 文件按我馆工作人员要求进行命名。 输入与上传：将生成的 PDF 文件上传至档案管理系统中。如系统中无相应案卷或文件级目录， 则先输入对应目录，将生成的 PDF 文件上传至该系统。 数据移交：需采用光盘和硬盘存储保存的方式，一式二份，移交南京邮电大学档案馆。 4、图像数据质量检验： 须对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。 对于不符合质量要求的图像，须重新进行图像的处理。 须对已扫描文件及时检查，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的 排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。大幅面分区扫描后的图像拼接处理后出现不清 晰、倾斜、变形等问题，应及时进行处理。 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜（倾斜度不大于千分之一） 为准。 5、图像数据挂接： 档案扫描完成后，需与馆藏现有目录数据校对且一一对应，其中，扫描文件以卷为单位进行 存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。 -5- 保证数据挂接正确性 100%， 确保加工扫描成果在询价方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。 6、备份要求 经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。为保证数据安全，除在线备份外至少应选择 一种离线备份载体（如移动硬盘、磁带、蓝光光盘、DVD 光盘等） ，相同内容的离线备份介质应 复制至少两套。离线备份介质应妥善保存并定期检查能否被正确读取，不宜直接提供利用。 数据备份应包括：已数字化档案的案卷号及图像清单（Excel 格式)；档案扫描图像文件和档 案目录数据光盘自带检索调阅程序（光盘自运行） 。 7、数据验收要求 扫描无漏扫、压边； 每页电子影像左右端正度控制在 0.5 度以内； 图像清晰度以放大 200%查看时，图像质量清晰为准； 按文件的属性著录数据库字段，发现错误及时更改，差错率在千分之二以内（一条录入信息 错一个字符或漏或多字符均按一条算） ； 每批次上传到档案管理系统中的数据，报价方需自检后方可移交询价方验收，询价方对扫描 和录入内容进行全检验收。 8、作业环境及设备要求 档案数字化加工要求在南京财经大学档案馆内进行，询价方提供场地、桌椅。报价方提供数 字化加工所需的全部设备（包括电脑、打印机、扫描仪和耗材等） ，并按询价方的保密、安全要求 进行设备处理及对场地提供监控器设置的建议方案，以及数字化加工过程中的软硬件及网络的维 护工作。数字化加工场地禁止连接外网。 9、人员要求 为保证档案实体和档案信息的安全及扫描、录入质量，报价方要保证一支稳定团队并制定详 细、有效措施确保数字化加工质量，团队成员要严格遵守询价方的保密、安全各项要求。 要求：固定项目负责人、固定项目组成员，项目组成员最多不超过 4 人，中途不得更换项目 组成员，提供加工流程实施细则，同时项目负责人在项目实施期间必须全程在场，若项目负责人 未到现场，项目组其他人员不得私自开工，若有违反本规定，因此产生的一切后果由报价方承担。 10、保密要求 报价方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，按要求与询价方签订《保密 协议》 。报价方应将现场服务员工名单及身份证、证明复印件交询价方备案。 询价人与中标人须签署《安全保密协议书》 ，参加本项目工作的中标方员工须签署《保密责任 -6- 书》 。 报价方应接受询价方现场实时监控等安防措施安排。 项目验收后，报价方所有存储硬盘应移交询价方统一处置。 11、项目进度要求 本项目每日扫描和录入总量合计（条或页）不超过 3000，完成扫描、录入并上传到数字化管 理系统中，报价方自检完成后询价方对已加工的内容进行全检验收，如报价方加工质量较差，错 误率大于千分之二，需停工整改，整改次数超过 3 次，询价方有权终止合同，报价方已加工成果 作为询价方损失补偿，询价方不支付之前产生的任何费用。 12、项目时间要求： 确定中标单位后，中标单位严格按照询价方要求时间进场（询价方提前一周通知中标单位进 场）。如报价方未能按照约定时间进场，合同终止。 13、交付件要求： 1、所有纸质档案加工后的电子数据都要上传到询价方的档案管理系统中； 2、做好档案数字化加工过程数据的日常备份与汇总，需要提供原始扫描文件（.jpg）、经图像 处理后的（.pdf）文件和扫描加工明细（包括档案总的扫描量和扫描明细） ，备份数据移交方式： 光盘一式两份，硬盘一份； 原始扫描文件和处理后的文件按年度、档号分类，放在同一个目录的不同文件夹中； 扫描量统计表格式要求如下： 扫描量统计.xlsx 档案扫描量 年度 扫描页数 合计 档案扫描量明细 -7- 年度 档号 扫描页数 3、录入档案目录移交要求：录入数据按年度和扫描数据放在同一个文件夹内。 三、售后服务要求 中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补齐， 对于移交后的数字化图像，若现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸 质图纸文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产 生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为 1 个工作日内到达现场，并 及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。 -8-