附件3：南大之星系统录入要求.doc

南大之星系统录入要求 一、南大之星档案管理系统网址 http://218.195.0.110 账号：各部门拼音小写首字母 密码：请与综合档案室老师联系：029-88667017 二、南大之星系统录入要求截图 ①添加案卷截图：打红色对勾的全部录入，不能为空 输入案卷信息： 1.一级目录：（年份）2020 或 2021； 2.二级目录： 详见附件 1《西安音乐学院部门档案材料归档范围及保 管期限》 ※如党政办公室：DQ11 党务综合 XZ11 行政综合 1 3.实体分类号：（一级目录＋二级目录）2021-DQ11 4.案卷/盒号： 案卷顺序号，如组了三卷，则第一卷，案卷/盒号为 1； 第二卷为 2 5.保管期限： 详见附件 1《西安音乐学院部门档案材料归档范围及保 管期限》 6.正题名： 整个案卷的名称，如：西安音乐学院 2021 年（部门） 会议记录 ※案卷标题内容、结构： 案卷标题内容包括：责任者、问题、时间、地区、通信 者、名称等六个部分，一般只需标出责任者、问题、文种三 部分，必要时才需标明其它部分，其常见的结构有以下三种： （1）责任者＋问题＋文种（最常用的一种） 一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。 例：西安市政府 关于住房改革的 责任者 问题 决定 文种 （2）责任者＋时间＋问题＋文种 一些有具体针对时间的文件组成的案卷标题多采用此 形式。 例：西安音乐学院 责任者 2019 年度 劳动工资 时间 问题 报表 文种 注意：时间是指文件内容针对的时间，不是文件产生 2 的时间。文件内容若无具体针对时间，则不需要标出时间因 素。 （3）收发文机关＋问题＋文种 立档单位与某机关相互协商处理某一具体问题形成的 来往文件（函件）多采用此标题形式。 例:西安音乐学院与陕西省招办关于招生问题来往文书 收发文机关 问题 文种 7.第一责任者： 整个案卷的发文单位或发文部门，如：省教委 8.页数： 案卷中所有文件的总页数 ※按照文件的正反面（有文字的）算页数，即：正反为 两页 9.起止时间： 案卷中文件最早的时间到案卷文件中最晚的时间 10.归档单位：（各归档部门名称） 11.接收人：（综合档案室工作人员） 12.移交时间：(档案交接时间） （8 位阿拉伯数字表示，不含 汉字和标点） 移交人：（兼职档案员姓名） 13.输入员：（兼职档案员姓名） 3 ②添加文件截图：打红色对勾的全部录入，不能为空 添加文件（案卷中的文件，按文件个数进行添加文件，如案 卷中有 20 份文件，则需要分别添加 20 次文件） 1.一级目录：（年份）2020 或 2021； 2.二级目录： 详见附件 1《西安音乐学院部门档案材料归档范围及保 管期限》 ※如党政办部门：DQ11 党务综合 XZ11 行政综合 3.实体分类号：（一级目录＋二级目录）2021-DQ11 4.案卷/盒号： 案卷顺序号，如组了三卷，则第一卷，案卷/盒号为 1； 第二卷为 2 4 5.保管期限： 详见附件 1《西安音乐学院部门档案材料归档范围及保 管期限》 6.正题名： 完整文件名，如：中共陕西省委高教工委关于印发《全 省高校党建工作重点任务》的通知 7.第一责任者：发文单位或发文部门（如多个部门联合发文， 须完整填写，并以“、”连接） 8.页数：文件的实际页数 ※按照文件的正反面（有文字的）算页数，即：正反为两 页 9.文件时间：文件落款时间 10.归档单位：（各归档部门名称） 11.文号、图号：有即填 12.输入员：（兼职档案员姓名） 三、录入应注意的问题： ①时间：文件材料形成时间（文件盖章时间；合同协议签订 时间）。 移交时间，档案交接时间。 案卷起止时间：案卷内文件最早时间至最晚时间。 ②页码：整卷文件内每一个文件所在页为页码（比如，页码 为 35，即该文件在第 35 页）。 ③页数：每一个文件有几页（比如，校党发 6 号文件，有 8 页，则页数为 8；页码在 35 页，则校党发 6 号文件能在 35 5 页找到）。 四、打印要求 在南大之星系统内打印卷内目录、案卷封皮、备考表各 一份，部门移交目录打印两份；没有档案移交的部门，在西 音档案 QQ 群内下载证明文件，证明本部门没有档案移交， 兼职档案员与部门负责人签字，加盖部门公章后交综合档案 室存档。 6